In de horeca is het sinds 20 augustus 2020 verplicht om bezoekers te vragen zich te registreren. Dit ten behoeve van bron- en contactonderzoek door de GGD bij een besmetting. Bezoekers kunnen dit doen op vrijwillige basis. Als iemands geen toestemming wil geven, mag de toegang tot de horeca niet daarom worden geweigerd.

Gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor bron- en contactonderzoek.

Bezoekers wordt gevraagd naar hun volledige naam, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast legt de horeca-gelegenheid de datum, aankomsttijd en zitplaats vast. En de toestemming van de bezoeker voor de verwerking van deze gegevens. De horeca bewaart de gegevens 10 dagen en vernietigt ze daarna.

Zie voor meer informatie ook rijksoverheid.nl

Fastcheck-in onderscheidt zich op de volgende punten:

• Eenmalige invoer. Bezoekers hoeven hun gegevens niet telkens opnieuw in te vullen. Want voor wie wil staan deze na een eenmalige invoer in de handige Viafix app veilig op de eigen telefoon. Daarna is het steeds scan, klik, klaar!
• Correcte invoer. Wie registreert ontvangt direct een aanmeldingsbevestiging. Zo is meteen duidelijk dat het opgegeven mailadres juist is ingevuld.
• Zitplaats vermelding. De overheid vraagt om vermelding van het tafelnummer. Doordat iedere verstrekte Fastcheck-in QR uniek is wordt bij het scannen automatisch de zitplaats/locatie genoteerd.
• Veilige invoer. Webformulieren kunnen gehacked worden. (Formjacking) Gebruik van een app is al snel veiliger.
• Versleutelde opslag. De persoonsgegevens worden na de voorgeschreven bewaartermijn automatisch verwijderd en tot die tijd versleuteld (encrypt) bewaard. Alleen als hier in het kader van een GGD onderzoek aanleiding toe is worden de gegevens toegankelijk en anders niet. Voor niemand. Dus ook niet voor de horecaexploitant zelf.
• Aantoonbare registratie. De bevestigingsmail van de aanmelding bevat het logo van de zaak en de datum/tijd van de aanmelding.
• Historie. De gebruiker kan in de eigen app de eigen aanmeldhistorie bekijken en indien gewenst ook verwijderen. Deze staat alleen op de eigen telefoon en nergens anders. Zo kan iemand bij twijfel zelf eenvoudig nagaan of en wanneer een locatie is bezocht.
• Ontzorging. Na het plaatsen van de Fastcheck-in QR codes hoeft de exploitant van de horecagelegenheid of andere faciliteit nergens meer naar om te kijken.
• Meer mogelijkheden. In het Viafix portaal kunnen ook codes worden aangemaakt voor andere doeleinden zoals peilingen, winacties, donaties en kortingsacties. Hierop reageren gaat met hetzelfde gemak: scan, klik, klaar!
• Gratis. Het gebruik van Fastcheck-in is volstrekt kosteloos voor zowel bezoeker als exploitant.

Ja. De aanmeldcodes komen in zowel een Nederlandstalige als Engelstalige versie. Gegevens verstrekken kan via het webformulier of via de Viafix app welke behalve in Nederland in een Engelstalige versie beschikbaar is voor bezoekers uit maar liefst 29 andere landen.

Wat in de praktijk veel voorkomt maar in strijd is met de nieuwe regels:

• Intekenlijsten waarop nieuwe gasten de gegevens van eerdere bezoekers kunnen inzien.
• Papieren aanmeldingen bewaren op een plek waar ze toegankelijk zijn voor onbevoegden.
• Papieren aanmeldingen niet op het juiste moment en onomkeerbaar vernietigen.
• Naast naam, telefoonnummer en e-mailadres niet het tafelnummer registreren.
• Papieren aanmeldformulieren niet bijtijds aanvullen.
• Pennen niet tussendoor ontsmetten.
• Aanmeldingen gebruiken voor andere doeleinden dan bron en contactonderzoek door de GGD.

Fastcheck-in is een gratis dienst voor de Nederlandse Horeca en andere faciliteiten waarvoor aanmelden verplicht en/of wenselijk is.

Fastcheck-in wordt aangeboden door Viafix en is in wezen een volledig voor-ingerichte aanmeldcampagne met als extra toevoeging dat in dit geval data alleen kan worden ingezien wanneer twee partijen (de accounthouder en de GGD) dit gezamenlijk wensen.

Viafix is een start-up van Nederlandse bodem, gestart na een eerste funding door het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Viafix is de meest veelzijdige fast checkout:

• Universeel want niet alleen voor het afrekenen van aankopen, maar ook als alternatief voor andere formulieren zoals aanvragen, aanmelden, doneren, machtigen, peilen en enquêteren.
• Multichannel want online én offline toepasbaar. Dus voor webshops, maar ook voor advertenties, winkels, productverpakkingen en displays.

De gebruiker hoeft niet herhaald gegevens in te voeren en beheert deze zelf op de eigen telefoon. Viafix neemt privacy zeer serieus en bewaart persoonsgegevens nooit langer dan nodig voor de afhandeling.

Hierdoor is Viafix ook eenvoudig in te zetten als fast check-in.

Viafix codes kunnen worden gebruikt voor Aanmelden, Bestellen, Deelnemen (winacties), Doneren, Peilen en Enquêteren.

Je kunt ze offline tegen komen (bijvoorbeeld in kranten van BDUmedia of op reclameschermen), maar ook online op websites, social media en in een groeiend aantal webwinkels.

De artikelen van de webwinkels zijn ook in de app zelf te vinden door de barcode te scannen of een productnaam in te voeren.

Kijk voor meer informatie over de toepassingsmogelijkheden op www.viafix.com.

Viafix is een start-up van Nederlandse bodem, gestart na een eerste funding door het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

De Horeca heeft het op dit moment zwaar en Viafix kan vrij eenvoudig een beetje helpen want ‘Aanmelden’ is een van de gratis standaard toepassingen van Viafix.

Daarbij draagt het bij aan de bekendheid van Viafix, dus we doen het heel graag.

Nee. Bezoekers kunnen na het scannen van de QR code met een willekeurige daartoe geschikte app (zoals de camera app) zelf kiezen of ze het webformulier gebruiken of de gratis Viafix app.

Met de app is herhaald registreren een kwestie van klik en klaar.

De registratie is niet verplicht. Door er om te vragen en de mogelijkheid te bieden heeft de vestiging aan de regelgeving voldaan.

Aan wie prijs stelt op registratie maar dit na een korte toelichting (het is veilig en snel bij herhaald bezoek, Viafix wordt gesteund door min. v. E.Z., etc.)  toch liever niet via de telefoon doet kan uit serviceoogpunt worden aangeboden om de gegevens op papier te verstrekken.

De gegevens worden in Europa opgeslagen onder Europees recht.

Sinds 25 mei 2018 geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De ingediende (persoons)gegevens zijn eigendom van de accounthouder. Dat is dus in principe de exploitant van de betreffende locatie.

Door gebruik van deze gratis dienst stemt de accounthouder (locatie exploitant) er mee in dat Viafix de gegevens versleuteld en ontoegankelijk houdt totdat er een aantoonbaar en uitdrukkelijk verzoek van de GGD is om de gegevens vrij te geven voor bron en contactonderzoek.

In dat geval kan je geïnformeerd worden over een eventuele blootstelling.

Indien hiervoor niet gebruikt worden de gegevens 10 dagen na binnenkomst automatisch verwijderd.

Ook Viafix zelf doet helemaal niets met de geregistreerde persoonsgegevens. (Behalve veilig versleuteld bewaren en tijdig vernietigen.)

Ook goed om te weten: in tegenstelling tot veel andere apps verzamelt Viafix absoluut geen persoonlijke gegevens van haar gebruikers. De gegevens die worden bewaard voor herhaald gebruik staan op de eigen telefoon en niet bij Viafix. Daarom is er ook geen account nodig om de app te gebruiken.

Indien je kunt aantonen dat de gegevens nodig zijn voor een bron en contactonderzoek door de GGD, bijvoorbeeld door een formeel verzoek van de GGD om de gegevens inzichtelijk te maken te tonen, zullen deze beschikbaar worden gemaakt. Stuur daarvoor een mail naar service@viafix.com.

Nee, niet in de app. Onder de huidige richtlijnen moeten gezondheidsvragen worden gesteld aan bezoekers. Men is niet verplicht deze vragen te beantwoorden en de antwoorden mogen onder geen beding worden opgeslagen.

Voor bezoekers is een mondelinge bevestiging dat men aan op een poster gestelde voorwaarden voldoet daarom sneller en makkelijker dan het invullen van een formulier dat de antwoorden toch niet opslaat.

Om die reden vraagt de Viafix app alleen naar de gegevens die bewaard moeten worden. De poster met gezondheidsvragen kun je hier op de site van Koninklijke Horeca Nederland downloaden. Op dezelfde site is deze poster ook beschikbaar in andere talen.

De Fastcheck-in QR codes ontvang je per mail in de volgende vormen:

Kaartjes

Je ontvangt een pdf met kant en klaar opgemaakte A6 kaartjes. Deze bevatten naast de QR code, een tafelnummer en je logo ook een standaard tekst en uitleg. Telkens 4 stuks per pagina, dus je kunt de kaartjes eenvoudig uitprinten op standaard A4 papier.

De makkelijkste manier om de codes op tafel te plaatsen is door ze in een doorzichtige A6 kaarthouder te schuiven. Maar je kunt ze natuurlijk ook plastificeren voor gebruik in een ander type kaarthouder.

Stickers

Omdat kaartjes buiten nog wel eens weg willen waaien ontvang je standaard ook een pdf met een set codes in stickeropmaak. Deze bevat de QR code, een tafelnummer en een tweetalig verzoek om te registreren. De opmaak is ingesteld op ronde stickers met een doorsnede van 9 centimeter, telkens 1 per pagina.

Je kunt de stickers zelf (laten) afdrukken, maar de mail waarmee ze worden toegezonden bevat ook een besteloptie. Door hier (tegen een vergoeding) gebruik van te maken ontvang je binnen enkele werkdagen een kant en klare set die je zo op tafel kunt plakken.

Posters

De mail met codes bevat tevens een pdf met een poster om gasten te wijzen op het registratieverzoek en de codes die daartoe op tafel zijn geplaatst. Deze kun je (laten) uitprinten op A4 formaat of groter en bij de ingang ophangen.

Tot slot kun je desgewenst ook een pdf ontvangen met posters welke zelf een aanmeldcode bevatten. Deze zijn bedoeld voor locaties zonder tafels zoals wachtkamers, oefenruimtes en zaaltjes.

Ja, dat kan. De mail die je na aanmelden ontvangt bevat naast de pdf’s ook een besteloptie om de codes tegen een vergoeding als sticker te ontvangen. Daarmee kun je ze binnen enkele werkdagen zo op tafel plakken.

Wil je de posters ook graag uitgeprint aangeleverd hebben? Of de kaartjes voor op tafel kant en klaar gelamineerd of in een houder? Stuur de mail die je ontvangt na het voltooien van onderstaand formulier dan door naar service@viafix.com en vermeld daarbij je wensen. We komen dan snel bij je terug met een prijsopgave die aansluit bij jouw aantallen en wensen.

Ja, dat kan. Klik in het formulier op de ‘+’ voor iedere vestiging die je toe wilt voegen.

Heb je al een account aangemaakt en wil je achteraf nog meer vestigingen toevoegen of handel je namens een keten met heel veel vestigingen? Stuur dan een kort mailtje met je contactgegevens en het aantal vestigingen naar service@viafix.com, dan maken we het voor je in orde.

De overheid heeft ook een gezondheidscheck verplicht gesteld. Dat kan bijvoorbeeld door bezoekers te vragen of ze voldoen aan de criteria die op een goed leesbare poster staan. De gegeven antwoorden mogen wettelijk niet geregistreerd worden. (Zie ook bovenstaande vraag en antwoord hierover.)

Daarnaast kan het handig zijn om iets achter de hand te hebben voor mensen die niet over een eigen smartphone met internetverbinding beschikken. Bijvoorbeeld een smartphone of tablet voor algemeen gebruik. Denk er wel aan deze na gebruik te reinigen en de gegevens uit de app te verwijderen.

Verder kan een back-up in de vorm van pen en papier geen kwaad. Er zijn wel eens internetstoringen die enige tijd duren.

Ja, de Viafix portal bevat een real-time rapportage welke inzichtelijk maakt hoe vaak welke code is gescand en hoeveel aanmeldingen dit heeft voortgebracht. Handig voor een indicatie van de bezoekersaantallen op een locatie. Dit staat los van de verstrekte persoonsgegevens, die zijn hiermee niet toegankelijk.

Ja, dat kan. De Viafix app is ontworpen om snel en makkelijk op tal van zaken te reageren. Dus bijvoorbeeld ook op een aanbieding of winactie van jou op een poster of Facebook.

Kijk op www.viafix.com voor meer informatie over hoe je codes voor marketing en andere doeleinden kunt aanmaken en in print en digitaal verspreiden.

Let op: de registratie zelf mag je niet combineren. Commerciële vragen toevoegen is bijvoorbeeld niet toegestaan. Gebruik dus altijd aparte codes in een aparte communicatieve uiting.