Download de Viafix appen scan de codes:

Dé oplossing voor bezoekersregistratie

Scan, klik, klaar!

Sinds 10 augustus 2020 is het in de horeca verplicht bezoekers te vragen zich te registreren en sinds 29 september jl. geldt dit ook voor contactberoepen zoals kappers.

Om het bezoekers én medewerkers makkelijk te maken, biedt Viafix een praktische en doeltreffende oplossing: Fastcheck-in. Hiermee kunnen bezoekers zich makkelijk, snel en veilig aanmelden terwijl de exploitant wordt ontzorgd.

Exploiteer je een horecagelegenheid of andere faciliteit waarvoor aanmelden verplicht en/of wenselijk is? En wil je het je bezoekers (en jezelf) makkelijk maken? Activeer dan in een handomdraai deze gratis dienst!

MAAK CHECK-IN CODES VOOR JOUW ZAAK

Hoe werkt het?

1. Vul in

Verstrek je KVK-nummer, contactgegevens en bedrijfslogo en geef aan voor hoeveel locaties (tafels) je codes nodig hebt.

2. Bevestig

Activeer je gratis Viafix account door op de link te klikken die je per mail wordt toegezonden en voltooi hier het aanmaakproces.

3. Print

Je ontvangt per mail de aanmeldcodes. Print ze uit en plaats ze op de tafels en bij eventuele andere registratiepunten.

Klaar!

  • Gasten worden nu verzocht de Fastcheck-in QR te scannen en hun bezoek aan te melden. De volgende keer zijn ze in twee klikken klaar want de gegevens blijven in de Viafix app op de eigen telefoon staan voor herhaald gebruik. Lekker makkelijk.
  • Wie zich aanmeldt ontvangt een mail met een tijd/datum stempel en het logo van de zaak. Zo kan de aanmelding eenvoudig worden aangetoond.
  • De gegevens worden 10 dagen veilig versleuteld opgeslagen en daarna automatisch verwijderd.
  • Alleen als de horeca ondernemer kan aantonen dat de gegevens nodig zijn voor een bron en contactonderzoek van de GGD worden ze vrijgegeven.

Klaar!

  • Gasten worden nu verzocht de Fastcheck-in QR te scannen en hun bezoek aan te melden. De volgende keer zijn ze in twee klikken klaar want de gegevens blijven in de Viafix app op de eigen telefoon staan voor herhaald gebruik. Lekker makkelijk.
  • Wie zich aanmeldt ontvangt een mail met een tijd/datum stempel en het logo van de zaak. Zo kan de aanmelding eenvoudig worden aangetoond.
  • De persoonsgegevens worden 10 dagen veilig versleuteld opgeslagen, gegarandeerd voor niets anders gebruikt en daarna automatisch verwijderd.
  • Alleen als de horeca ondernemer kan aantonen dat de persoonsgegevens nodig zijn voor een bron en contactonderzoek van de GGD worden deze vrijgegeven.

Voordelen voor de bezoeker

  • Makkelijker & Snel
    Bij andere oplossingen moeten bezoekers hun gegevens telkens weer opnieuw invullen. Zo niet in het geval van Fastcheck-in. Dankzij de Viafix app volstaat 1 keer invoeren in de eigen telefoon. Daarna is het overal waar Fastcheck-in wordt gebruikt simpelweg Scan, Klik, Klaar!
  • Veilig
    Gebruikers lopen geen risico op besmetting door gedeeld gebruik van schrijfmateriaal.
    Geen privacy-zorgen over inzage door andere gasten of medewerkers. Persoonsgegevens worden veilig opgeslagen en zijn enkel en alleen toegankelijk wanneer horeca exploitant en GGD dit gezamenlijk willen. Alle gegevens worden versleuteld bewaard (dus mocht een hack onverhoopt slagen dan zijn ze nog steeds niet te lezen) en worden zonder menselijke tussenkomst na 10 dagen automatisch verwijderd.

Voordelen voor de horeca

  • Veilig en juridisch in orde
    Horeca-ondernemers hoeven geen inspanning meer te leveren om de wet en regelgeving rondom privacy na te leven. Gegevens worden versleuteld bewaard en na 10 dagen automatisch verwijderd. Alles verloopt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR). Dus geen extra moeite meer en het is nog gratis ook!
  • Efficiënt
    Gasten kunnen direct een zitplaats worden gewezen. Hier zal duidelijk vermeld staan hoe de bezoeker zichzelf kan registreren. Medewerkers hoeven zich dus niet meer bezig te houden met de beschikbaarheid van voldoende blaadjes en schone pennen. Ook de zorg van het veilig bewaren en dagelijks veilig vernietigen van de verlopen aanmeldingen vervalt.

Fastcheck-in biedt de gast gemak en veiligheid. Zo komt deze graag nog eens terug!

MAAK CHECK-IN CODES VOOR JOUW ZAAK

Veelgestelde vragen (FAQ)

In de horeca is het sinds 20 augustus 2020 verplicht bezoekers te vragen zich te registreren ten behoeve van bron- en contactonderzoek door de GGD bij een besmetting. Gasten registreren zich op vrijwillige basis. Als een gast geen toestemming wil geven, kan de toegang tot de horeca niet worden geweigerd.

Gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor bron- en contactonderzoek

Bezoekers wordt gevraagd naar hun volledige naam, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast legt de horeca-gelegenheid de datum, aankomsttijd en zitplaats vast. En de toestemming van de bezoeker voor de verwerking van deze gegevens. De horeca bewaart de gegevens 10 dagen en vernietigt ze daarna.

Zie voor meer informatie ook rijksoverheid.nl

Fastcheck-in onderscheidt zich op de volgende punten:

  • Eenmalige invoer. Bezoekers hoeven niet telkens opnieuw gegevens in te vullen. Want deze staan na een eenmalige invoer in de handige Viafix app veilig op de eigen telefoon. Daarna is het steeds scan, klik, klaar!
  • Correcte invoer. Wie registreert ontvangt direct een aanmeldingsbevestiging. Zo is meteen duidelijk dat het opgegeven mailadres juist is ingevuld.
  • Zitplaats vermelding. De overheid vraagt om vermelding van het tafelnummer. Doordat iedere verstrekte Fastcheck-in QR uniek is wordt bij het scannen automatisch de zitplaats/locatie genoteerd.
  • Veilige invoer. Webformulieren kunnen gehacked worden. (Formjacking) Gebruik van een app is al snel veiliger.
  • Versleutelde opslag. De persoonsgegevens worden na de voorgeschreven bewaartermijn automatisch verwijderd en tot die tijd versleuteld (encrypt) bewaard. Alleen als er in het kader van een GGD onderzoek aanleiding toe is worden de gegevens toegankelijk en anders niet. Voor niemand. Dus ook niet voor de horecaexploitant zelf.
  • Aantoonbare registratie. De bevestigingsmail van de aanmelding bevat het logo van de zaak en de datum/tijd van de aanmelding.
  • Historie. De gebruiker kan in de eigen app de eigen aanmeldhistorie bekijken en indien gewenst ook verwijderen. Deze staat alleen op de eigen telefoon en nergens anders. Zo kan iemand bij twijfel zelf eenvoudig nagaan of en wanneer een locatie is bezocht.
  • Ontzorging. Na het plaatsen van de Fastcheck-in QR codes hoeft de exploitant van de horecagelegenheid of andere faciliteit nergens meer naar om te kijken.
  • Meer mogelijkheden. In het Viafix portaal kunnen ook codes worden aangemaakt voor andere doeleinden zoals peilingen, winacties, donaties en kortingsacties. Hierop reageren gaat met hetzelfde gemak: scan, klik, klaar!
  • Gratis. Het gebruik van Fastcheck-in is volstrekt kosteloos voor zowel bezoeker als exploitant.

Ja, Viafix is ook beschikbaar voor bezoekers uit 29 andere landen, variërend van België tot de Verenigde Staten. In die gevallen is de standaard taalinstelling van de app Engelstalig.

Wat in de praktijk veel voorkomt maar in strijd is met de nieuwe regels:

  • Intekenlijsten waarop nieuwe gasten de gegevens van eerdere bezoekers kunnen inzien.
  • Papieren aanmeldingen bewaren op een plek waar ze toegankelijk zijn voor onbevoegden.
  • Papieren aanmeldingen niet op het juiste moment en onomkeerbaar vernietigen.
  • Naast naam, telefoonnummer en e-mailadres niet het tafelnummer registreren.
  • Papieren aanmeldformulieren niet bijtijds aanvullen.
  • Pennen niet tussendoor ontsmetten.
  • Aanmeldingen gebruiken voor andere doeleinden dan bron en contactonderzoek door de GGD.

Fastcheck-in is een gratis dienst voor de Nederlandse Horeca en andere faciliteiten waarvoor aanmelden verplicht en/of wenselijk is.

Fastcheck-in wordt aangeboden door Viafix en is in wezen een volledig voor-ingerichte aanmeldcampagne met als extra toevoeging dat in dit geval data alleen kan worden ingezien wanneer twee partijen (de accounthouder en de GGD) dit gezamenlijk wensen.

Viafix is een start-up van Nederlandse bodem, gestart na een funding door het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Viafix is de meest veelzijdige fast checkout:

  • Universeel want niet alleen voor het afrekenen van aankopen, maar ook als alternatief voor andere formulieren zoals aanvragen, aanmelden, doneren, machtigen, peilen en enquêteren.
  • Multichannel want online én offline toepasbaar. Dus voor webshops, maar ook voor advertenties, winkels, productverpakkingen en displays.

De gebruiker hoeft niet herhaald gegevens in te voeren en beheert deze zelf op de eigen telefoon. Viafix neemt privacy zeer serieus en bewaart persoonsgegevens nooit langer dan nodig voor de afhandeling.

Hierdoor is Viafix ook eenvoudig in te zetten als fast check-in.

De Horeca heeft het op dit moment zwaar en Viafix is in staat om betrekkelijk eenvoudig enige verlichting aan te bieden.

Dat doen we daarom graag en als het bijdraagt aan onze bekendheid is dat mooi meegenomen.

De gegevens worden in Europa opgeslagen onder Europees recht.

Sinds 25 mei 2018 geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De gegevens zijn niet toegankelijk voor de horeca zaak, tenzij bewijs kan worden overlegd dat deze nodig zijn voor bron en contactonderzoek door de GGD. In dat geval kan je geïnformeerd worden over een eventuele blootstelling.

Indien hiervoor niet gebruikt worden de gegevens 10 dagen na binnenkomst automatisch verwijderd.

De opgeslagen persoonsgegevens zijn eigendom van de horeca zaak. Aan het gebruik van deze gratis dienst is voor de horeca zaak de verplichting verbonden om er mee in te stemmen dat Viafix de gegevens niet toegankelijk zal maken anders dan op uitdrukkelijk verzoek van de GGD ten behoeve van bron en contactonderzoek.

Indien je kunt aantonen dat de gegevens nodig zijn voor een bron en contactonderzoek door de GGD, bijvoorbeeld door een formeel verzoek van de GGD om de gegevens inzichtelijk te maken te tonen, zullen deze beschikbaar worden gemaakt. Neem hiervoor dan contact op met www.viafix.com/zakelijk.

Nee, niet in de app. Onder de huidige richtlijnen moeten gezondheidsvragen worden gesteld aan bezoekers. Men is niet verplicht deze vragen te beantwoorden en de antwoorden mogen onder geen beding worden opgeslagen. Daarom is een mondelinge bevestiging dat men aan op een poster gestelde voorwaarden voldoet voor bezoekers sneller en makkelijker dan het doorworstelen van een formulier dat de antwoorden toch niet opslaat. Om die reden vraagt de Viafix app alleen naar de gegevens die bewaard moeten worden. De poster met gezondheidsvragen kun je hier op de site van Koninklijke Horeca Nederland downloaden. Op dezelfde site is deze poster ook beschikbaar in andere talen.

De Fastcheck-in QR codes ontvang je in een mail per 4 A6 kaartjes op een A4 pdf document. Je kunt de kaartjes dus eenvoudig uitprinten op standaard A4 papier.

De kaartjes bevatten naast de QR code en je logo ook een standaard tekst en uitleg. Uiteraard staat het je vrij om tekst, opmaak en afmetingen aan te passen voor je de codes op tafel plaatst.

De makkelijkste manier om de codes op tafel te plaatsen is door ze in een standaard doorzichtige A6 kaarthouder te schuiven. Maar je kunt ze natuurlijk ook plastificeren voor gebruik in een ander type kaarthouder.

Ja, dat kan. Stuur de mail die je ontvangt na het voltooien van onderstaand formulier door naar service@viafix.com en vermeld daarbij je wensen. We nemen dan snel contact met je op.

Ja, dat kan. Stuur een kort mailtje met je contactgegevens en het aantal vestigingen naar service@viafix.com, dan maken we dit voor je in orde.

De overheid heeft ook verplicht gesteld om gasten van een Horeca gelegenheid een gezondheidscheck af te nemen. Dat kan bijvoorbeeld door hen te vragen of ze voldoen aan de criteria die op een goed leesbare poster staan. De gegeven antwoorden mogen wettelijk niet geregistreerd worden.

Daarnaast kan het handig zijn om iets achter de hand te hebben voor mensen die niet over een eigen smartphone met internetverbinding beschikken. Bijvoorbeeld een smartphone of iPad voor algemeen gebruik.

Verder kan een back-up in de vorm van pen en papier geen kwaad. Er zijn bijvoorbeeld wel eens internetstoringen die enige tijd duren.

Ja, de Viafix portal bevat een real-time rapportage welke inzichtelijk maakt hoe vaak welke code is gescand en hoeveel aanmeldingen dit heeft voortgebracht. Dit staat los van de verstrekte persoonsgegevens, die zijn hiermee niet toegankelijk.

Ja, dat kan. De Viafix app is ontworpen om snel en makkelijk op tal van zaken te reageren. Dus bijvoorbeeld ook op een aanbieding of winactie van jou op een poster of Facebook.

Kijk op www.viafix.com voor meer informatie over hoe je codes voor marketing en andere doeleinden kunt aanmaken en in print en digitaal verspreiden.

Let op: de registratie zelf mag je niet combineren. Commerciële vragen toevoegen is bijvoorbeeld niet toegestaan. Gebruik dus altijd aparte codes in een aparte communicatieve uiting.

Fastcheck-in codes aanmaken

Middels dit formulier helpt Fastcheck-in je om een gratis Viafix account aan te maken en wordt gelijk een standaard aanmeldcampagne voor je ingericht welke je kunt gebruiken om je bezoekers op een veilige en makkelijke manier te laten registreren.

Heb je al een Viafix account en wil je een aanmeldcampagne toevoegen of aanpassen? Neem in dat geval even contact met ons op. Dan helpen we je snel verder.

  1. Verstrek je KVK nummer, bedrijfslogo, naam en mailadres en geef aan hoeveel codes (tafelnummers) je nodig hebt.
  2. Bevestig je gratis Viafix account via de link die je per mail wordt toegezonden. Log nog niet in, maar rond eerst het formulier hier af.
  3. Print de bijlage(n) met aanmeldcodes uit de daaropvolgende mail en plaats deze op alle tafels en eventuele andere aanmeldlocaties.
  4. KLAAR!


    Op de tafelsOp posters

    Alles ingevuld? Klik dan op "Volgende"
    Maar pas op, sluit dit formulier nog niet af! Zodra je op 'VOLGENDE' klikt wordt een e-mail verzonden om je Viafix account te activeren. Klik op de link in de mail, maar log vervolgens nog niet in. Ga eerst hieronder verder om je Fastcheck-in campagne aan te maken. Je ontvangt dan de codes en een link om je wachtwoord in te stellen.

    Geen mail ontvangen? Check dan ook je map met Spam / Ongewenste e-mail.